COMO ENVIAR E_MAILS

OS CHATOS CAEM NA REDE
O incômodo dos e-malas (Fonte: ZERO HORA)

No início, parecia uma maravilha: um e-mail chega instantaneamente, garante a comunicação e pode fazer com que se resolva tudo mais rápido. Então, ele começou a ser muito usado – e mal usado. A ferramenta criada para ganhar tempo passou a consumi-lo, justamente porque todos passaram a achar que não custa nada mandar uma mensagem eletrônica.

– No Brasil, as pessoas passam em média três horas por dia respondendo e-mails – garante o especialista em produtividade Christian Barbosa.

Ele reconhece que o número, apurado em pesquisa feita por sua empresa de gerenciamento do tempo em empresas, pode parecer exagerado, mas garante que essas horas são perdidas sem que os usuários percebam, em pequenas parcelas – cinco minutos aqui respondendo um e-mail, 10 ali entrando num site classificado como “imperdível” por um amigo. Até que, um dia, a pessoa chega de férias, passa uma hora deletando mensagens e percebe que a imensa maioria é bobagem.

– Existem cada vez mais e-malas no mundo, e a tendência é piorar se as empresas não fizerem nada – afirma Barbosa.

Não dá para confiar apenas na etiqueta para reduzir o problema, até porque é uma situação relativamente nova – apenas nos últimos dois anos o uso do computador em residências está se popularizando no Brasil. Mesmo que as pessoas estejam dispostas a serem educadas no uso do e-mail, muitas não sabem as principais normas para não incomodar os conhecidos.

Assim, as companhias devem definir políticas claras para o uso das mensagens, e a redução da chatice deve seguir uma regra pétrea: para receber menos e-mails, mande menos. É possível reduzir em até 20% o número de mensagens com três regras simples – normatizar quem pode ser copiado na mensagem, impedir o envio de qualquer tipo de anúncio e proibir os e-mails urgentes, que podem ser substituídos por telefonemas.

Ao passar seu e-mail, explique se é pessoal ou profissional

Para a especialista em etiqueta Maria Elisabeth Farina Guirao, na esfera pessoal o combate aos e-malas deve começar já na origem. Ao passar o e-mail para alguém, é preciso explicar para que serve aquele endereço: se é profissional, só pode receber conteúdo de trabalho. Se for pessoal, apenas mensagens pessoais, e que não vale repassar correntes ou spams (as mensagens indesejadas, normalmente com anúncios). Mas e quando o amigo não se manca?

– Aí, é preciso dizer claramente: “Por favor, não mande isso” – diz Elisabeth.

E precisa educação também nesse momento, lembra. O melhor é falar pessoalmente – o que é possível, por exemplo, se o e-chato é seu colega de trabalho. Para Elisabeth, falando ao vivo o outro percebe, pela expressão corporal, que aquilo realmente incomoda, fica menos suscetível a achar ruim ou se ofender e, mais importante, provavelmente vai riscar você da lista de destinatários freqüentes.

– Tudo o que se escreve é mais taxativo, então é preciso cuidado ao reclamar. O melhor é fazer um rascunho, salvar e ler depois, antes de mandar. Nunca responda um e-mail irritado – aconselha.

rodrigo.muzell@zerohora.com.br

MAICON BOCK E RODRIGO MÜZELL
As 10 faces de um e-chato
Será que você utiliza bem o seu e-mail? Responda conforme a escala abaixo:

1 Nunca
2 Raramente
3 Às vezes
4 Quase sempre
5 Sempre

( ) Tenho menos de 25 e-mails na minha caixa de entrada atualmente.

( ) Tenho um modelo de organização de pastas eficaz, que me permite localizar qualquer e-mail em menos de três minutos.

( ) Escrevo o assunto do e-mail por último, logo após reler o conteúdo, de forma que sintetize o texto redigido.

( ) Tenho o hábito de, ao ler o e-mail, já tomar alguma ação imediata (responder, apagar) e o remover da caixa de entrada.

( ) Costumo escrever e-mails de forma direta, objetiva e concisa, evito múltiplos assuntos na mesma mensagem.

( ) Nunca respondo com cópia para todos um e-mail que recebo com algum tipo de informação ou convocação.

( ) Evito enviar anexos nas mensagens e, quando necessário, mando com tamanhos reduzidos.

( ) Sempre especifico no e-mail enviado a ação a ser feita pelo destinatário da mensagem, para ele saber o que fazer.

( ) Escrevo e-mails detalhados, para que fique claro o que precisa ser entendido, em vez de escrever e-mails mais curtos e que nem sempre são claros.

Some e veja os resultados:

ATÉ 20 PONTOS = E-MALA
> Você tem hábitos ineficazes para lidar com e-mails. É preciso reservar um tempo para organizar sua caixa de entrada e pedir dicas do seu software de e-mail.
ATÉ 35 PONTOS = RAZOÁVEL
> Você não é “e-mala pleno”. Para não enveredar de vez pelo mau caminho, uma boa estratégia é pensar na sua caixa de entrada como uma lista de coisas a fazer. Com isso, estará sempre com poucas pendências.
ACIMA DE 35 PONTOS = E-SPERTO
> Você está conseguindo lidar bem com suas mensagens. Só que o e-mail é um processo de conscientização. Por isso, ajude os “e-malas” a sua volta a começarem a utilizar melhor o e-mail.
Fonte: Christian Barbosa, diretor-executivo da Tríade do Tempo, empresa de consultoria e tecnologia especializada em gestão do tempo e produtividade empresarial
As 10 faces de um e-chato
> Adora correntes
> Quer que todos vejam o que achou engraçado
> Escreve e-mails muito longos
> Suas mensagens sempre são urgentes
> Não coloca ações concretas no e-mail, enrola
> Envia a todos em cópia aberta (o endereço de todos aparece na mensagem)
> Manda e-mails com apenas uma palavra, por exemplo “ok”
> Coloca um fundo de cor diferente, com bichinhos ou imagens na mensagem
> O assunto do e-mail não tem nada a ver com o conteúdo
> Não se considera um e-mala, mas todos o apontam como tal